こんばんは。
今回はタスク管理アプリの話です。
自分は一つのことを始めると他のことを忘れがちになってしまうので、普段使うタスク管理アプリは重要なツールの1つです。
「自分は気を抜くと忘れ物をするから忘れそうなものはリマインダーに登録せねば」ということを自覚をしつつ解決策がない、そういう状況のときにGTDなる手法を本で読み、取り入れてみました。
取り入れて時間は経つのですがまだまだ使いこなすのに悪戦苦闘中です。
今回のブログは、そのGTDに対応したタスク管理アプリの、「OmniFocus」と「Things」を両方使ってみた感想の内容です。
GTDの解説
GTDをざっくり書くと、「頭の中の気になることすべて」を一度紙に書き出し、「信頼できるファイルシステム」にそれらを一度預けてしまい、「頭の中がスッキリした状態で、『今取り組むべきこと』を順にこなす」というような内容です。
私はGTDの概要を論じるには経験が浅いので、GTDの解説はわかりやすそうなサイトを引用しておきます。
OmniFocusとThings
両方iOSアプリなのですが、GTDに特化して作られているとのことです。
AppStoreでフィーチャーされたりしていて有名なアプリみたいです。
どちらも購入するといい値段がするアプリなんですが、自分はタスク管理苦手ヤローだからということで、両方トライしてみました。
今までの変遷はこんな感じです。
- Things 2をApp Storeで見かけて購入する
- GTD用アプリであるという話を聞き、GTDの本を読んでみる (ストレスフリーの整理術)
- OmniFocusなるものもGTD用に作られたアプリであると知り、悩んだ末にOmniFocus2に乗り換える
- しばらくOmniFocus 2を使用していたところ、Things 3がリリースされる
- 体験版なんかを使ってみて、悩んだ末にThings 3に乗り換える
- Things 3に慣れてきたかな、というタイミングでOmniFocus 3がリリースされる[← 今ここ]
こう書いてみるとブレまくっていますね(笑)
ただ、使ってみた感想としては一長一短で、それぞれバージョンアップで弱点を克服しつつ進んでいるなという印象です。
ここではOmniFocus 2とThings 3をつかってみた感想を書いてみようと思います。
※OmniFocus 3のMac版は2018年の3月に発売されました。OmniFocus 2から更新された点は下記の記事をご参照ください。
OmniFocus 2
なんと、App Storeのリンクを検索するとiPhone版のOmniFocus2のリンクは削除されていました。
新しいバージョンが出たから、そりゃそうですよね。
一方でMac版はOmniFocus2のみ…。いいのか…？笑
というわけで、リンクはiPhone版がOmniFocus 3、Mac版がOmniFocus 2のものです。
※iPhone版
※Mac版
表にしてThingsと対比させるほうがわかりやすいかな、とも思ったのですが、列が多い表をこのページに貼り付けても文字が小さくなってしまうかと思ったのでひとまず列挙する方式でそれぞれの長所と短所を書いてみます。
OmniFocus 2の長所
- 「週次レビュー」機能で、レビュー時期のプロジェクトを抽出して一覧表示してくれる
- フォルダ分け、小タスクを作成すれば階層を深く生成できる
- PCアプリでは全階層を一覧でき、視認性が良い
- 「予測」画面で「今日やること」と「直近に期限があること」を確認しやすい
- タスクに添付ファイルを追加出来る
OmniFocus 2の短所
- iPhoneアプリでは各階層が1画面表示されてしまうため、視認性に欠ける
- コンテキスト(=タグに相当)が1タスクに付き「場所1つ」+「その他1つ」までしか設定できない
- タスクをINBOXかプロジェクトの中にしか作成できない
OmniFocusは原則としてGTDに忠実に作られているそうです。その意味で、GTDで重要視されている「週次レビュー」の機能が組み込まれているのは、システムを信頼できる状態に維持していく上でかなり助けになるものでした。
また、階層を深く作っていくことができるのもは昔のThings 2ではなかった機能で、子タスクの中に備忘のリストを作りたいときなどはこの階層分けが重宝しました。
一方、短所は使用頻度の多い出先でのインターフェースになるiPhoneアプリの視認性が悪かったことです。
いちいち画面を切り替えないとタスクを確認できないので、結果、わかりやすくしようと思って分けた子タスクを見なくなるということがよくありました。
また、階層分けできることが強みである一方で、タスクをプロジェクトの中に入れないとINBOXに残ってしまうのもネックでした。
GTDの区分としては、「2アクション以上で構成されるタスク=プロジェクト」 となるのですが、1アクションで済むものもプロジェクトに入れないとINBOXに残ってしまいます。
このため、「処理」で仕分けた1アクションで済むタスクと2アクション以上で構成されるプロジェクトを同じ階層に保存できないという問題にぶつかり、やりように困りました。
他の人がどのように運用しているのか知りたいところです。
Things 3
次にThings 3です。
このアプリのいやらしいところはiPhoneとiPadがユニバーサルになっていないところです。(いきなり苦情)
ただ、お金を払ってしまえばOmniFocus 2に比べるとデザインが洗練されていて使いやすいです。
※iPadアプリ
※Macアプリ
Things 3の長所
- 「期日」の他に、「実行日」を設定できる
- GTDの「処理」が、実行日を設定すれば自動で振り分けてくれる
- タグを複数個設定可能
- 「今日」の表示リストに「今日やる」タスクを表示してくれる
- 「今日」の表示リストと同じ画面に「今夜」の項目があり、「今日やるけど退社後に実施したい」項目を分離して表示できる
- タスクを独立で生成できる
- デザインがすっきりしていて視認性が良い
Things 3の短所
- レビュー機能がない
- タスクに添付ファイルを追加できない
- 階層を「エリア→プロジェクト→タスク→チェック項目」の4階層までしか設定できない
ThingsはOmniFocusに比べて長所として記載できる項目が多いですね。
OmniFocus 2からこのアプリに移行した理由は「実行日」を設定できる点と、これを設定すれば自動で「処理」をある程度行なってくれる点です。(Things2のときは処理をよく理解していませんでした)
OmniFocus 2で処理のやりにくさを感じて居た時にThings 3で簡単に処理してくれている機能をみて、移行することを決めました。
一方で、移行の際に迷ったのがレビュー機能が無くなってしまう点です。
自分はわりとズボラな性格なので、レビュー機能が無くなった時に自分の意志でレビューを維持できるかどうかが不安でした。
実際、Things 3に移行してからレビューをする機会が大幅に減ってしまっています。
また、タスクにファイルを追加できないのも結構痛手です。
「これをやる」ということがリマインドされた時に必要な情報(自分の場合写真が多いです)を参照するために別のウィンドウをいちいち開き直さなければならないのは、致命的ではないにしてもそれなりのストレスになります。
Things 2ではファイル添付できたのに、なぜ添付できなくしてしまったのか不思議に思います。
最後の階層が4階層までしか設定できないのはOmniFocusと比較すると短所なのですが、実用上問題になったことはありません。
レビューを定期的に実行するマメささえあれば、とても満足度の高い構成だと思います。
まとめ
OmniFocusとThingsを両方使ってみて感じた長所と短所をツラツラと記載しました。
OmniFocus2はGTDに忠実とされているのですが、個人的にはプロジェクトの扱い方に違和感を覚えます。
これを考えるとThingsの方が圧倒的に使いやすいという印象なのですが、自分のズボラさを考慮するとレビューが機能せず、信頼できるファイルシステムとしての鮮度を維持することが難しい状況でした。
どちらも自分の力不足起因な気もするのですが、使ってみた感想です(笑)
ただ、最近になってOmniFocus3がリリースされていることを知りました。
OmniFocus 3ではタグを複数設定できるようになったほか、視認性が改善されて使いやすくなっているようです。
タグが複数個設定できるようになれば、2で難儀していた「処理」の実施がやりやすくなるのではないかと感じています。
そこで、現状は体験版をダウンロードしてみてOmniFocus3を試用中です。
違和感なく使えそうな目処が立てば、購入して本格的にOmniFocus3に移行してみようかなと思います。
…一体GTDアプリにいくら費やしているのか自分で突っ込みたくなりますね(笑)
ただ、苦手分野をアプリでカバーできるというのは非常にありがたい話なので、良いものであれば歯を食いしばってお金を手放そうと思います(笑)
最後に、何度か貼り付けているんですがGTDの教科書的な本のリンクを貼りつけておきます。
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